Smart Communications

Häufig gestellte Fragen

Was genau ist die Archivierungssoftware SmartHUB und für wen ist sie gedacht?

SmartHUB ist eine cloudbasierte, mandantenfähige Archivierungslösung, die speziell für die langfristige und gesetzeskonforme Speicherung großer Datenmengen konzipiert wurde. Ideal für Unternehmen mit umfangreichen Datenbeständen aus Branchen wie Finanzen, Behörden, Versorgungsunternehmen, Fertigung, Bildung, Gesundheitswesen und Versicherungen. SmartHUB unterstützt Mitarbeiter aus Kundenservice, Schadensbearbeitung, IT, Personal und Vertrieb dabei, Betriebskosten zu reduzieren, isolierte Altsysteme abzulösen und weltweit schnellen, sicheren Zugriff auf archivierte Dokumente in verschiedenen Rechtsräumen zu ermöglichen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Collaboration-Tools oder generischen ECM-Systemen ist SmartHUB speziell auf die Anforderungen der digitalen Archivierung in großem Umfang ausgelegt.

Wie unterscheidet sich SmartHUB von traditionellen Archivierungssystemen?

SmartHUB wurde speziell für die Archivierung großer Kommunikations- und Datenmengen entwickelt – im Gegensatz zu herkömmlichen ECM-Systemen, die zwar vielfältige Content-Management-Funktionen bieten, aber bei der Skalierung auf Millionen von Dokumenten oft an ihre Grenzen stoßen. Viele dieser Systeme unterstützen Dokumentenbearbeitung und Versionierung, was den Grundsätzen der Archivierung widerspricht. SmartHUB hingegen garantiert die Unveränderbarkeit der gespeicherten Dokumente und liefert manipulationssichere Audit-Trails, die Compliance und Prüfungen erheblich erleichtern. Zudem sind traditionelle Systeme häufig mit hohen Kosten für Dienstleistungen, komplexen Implementierungen und langen Einführungszeiten verbunden. Unsere moderne Cloud-Architektur ermöglicht eine schnelle Bereitstellung, reduziert den Speicherbedarf und stellt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher. Aus diesen Gründen haben zahlreiche Unternehmen bereits von ECM-Lösungen auf SmartHUB umgestellt, nachdem sie Leistungs-, Kosten- oder Nutzererfahrungsprobleme festgestellt hatten.

Wie schnell und einfach ist die Dokumentensuche mit dieser Lösung?

Die Dokumentensuche in SmartHUB ist ohne Verzögerung, benutzerfreundlich und sicher. Sie ermöglicht schnellen Zugriff – sei es über leistungsstarke Suchfunktionen oder die nahtlose Einbindung in intuitive Portale. Nutzer finden Dokumente zügig dank Metadatenfiltern, Volltextsuche und klar nachvollziehbaren Audit-Trails. So entfallen Frustrationen und Verzögerungen, die bei älteren Systemen oder manuellen Recherchen häufig auftreten. Als moderne Archivlösung unterstützt SmartHUB etwa Kundendienstteams, indem es den schnellen Zugriff auf Verträge, Rechnungen und wichtige Unterlagen gewährleistet – was die Reaktionszeiten verkürzt und das Anrufvolumen im Callcenter reduziert.

Ist SmartHUB mit Branchenvorschriften wie ISO 14641 konform?

Ja, SmartHUB wurde mit Blick auf Compliance entwickelt. Es erfüllt die Anforderungen der DSGVO, der ISO-Normen (z. B. 14641 für die elektronische Archivierung) und der WCAG-Richtlinien für Barrierefreiheit. Das System umfasst Funktionen wie End-to-End-Verschlüsselung, automatisierte Aufbewahrungsrichtlinien, detaillierte Prüfpfade und Zugriffskontrollen. Diese Funktionen gewährleisten Datenintegrität und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in verschiedenen Rechtsräumen und sind somit ideal für Unternehmen mit strengen gesetzlichen Anforderungen. Bei SmartHUB ist Compliance von Anfang an fest in der Systemarchitektur verankert.

Kann SmartHUB skaliert werden, um große Dokumentenmengen zu verarbeiten und auch große Unternehmen zu unterstützen?

Absolut. SmartHUB ist speziell für Unternehmen konzipiert, die Millionen von Dokumenten für Tausende von Nutzern verwalten. Die Lösung unterstützt effiziente Batch-Verarbeitung, On-Demand-Uploads und großvolumige Migrationen – ohne Leistungseinbußen. Mit elastischer Skalierbarkeit und hoher Verfügbarkeit wächst SmartHUB flexibel mit Ihrem Unternehmen und gewährleistet auch bei steigenden Anforderungen einen durchgängig zuverlässigen Zugriff. Dank seiner bewährten Leistungsfähigkeit bei der Verwaltung von mehreren zehn Millionen Dokumenten pro Jahr für große internationale Unternehmen ist SmartHUB die optimale Lösung für Organisationen, die Wert auf Zuverlässigkeit, Skalierbarkeit und Compliance legen.

Lässt sich die Lösung in CRMs, ERPs und andere Geschäftssysteme integrieren?

Ja, SmartHUB bietet eine leistungsstarke RESTful-API und lässt sich problemlos in ERP-, CRM-, CCM-, Abrechnungs- und Kundendienstsysteme integrieren. So können Unternehmen ihre Prozesse effizienter gestalten, manuelle Übergaben minimieren und Dateninseln auflösen. Ob es darum geht, digitale Kommunikation aus Compliance-Gründen zu archivieren, Kundenportale zu betreiben oder Kundendienstteams bei der Anfragebearbeitung zu unterstützen – SmartHUB fügt sich nahtlos in moderne IT-Umgebungen ein und fördert Automatisierung, Erweiterbarkeit sowie eine zentrale Datenstrategie.

Wie sorgt SmartHUB für eine automatisierte Verwaltung von Aufbewahrungsfristen und Dokumentenlebenszyklen?

SmartHUB bietet Funktionen, die die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben erleichtern und Fehlerquellen minimieren. Das System setzt Aufbewahrungsregeln automatisch anhand von Dokumenttyp, Rechtsraum und Metadaten durch und kann Datensätze nach Ablauf der Fristen eigenständig löschen oder archivieren. Zudem unterstützt es „Indexwertrechte“, die eine rollenbasierte Zugriffskontrolle basierend auf Dokumenteneigenschaften wie Rechnungsbeträgen ermöglichen. So hilft die Lösung Unternehmen, unnötige Aufbewahrung zu vermeiden, rechtliche Risiken zu senken und Prozesse effizienter zu gestalten – ganz ohne zusätzliche Belastung für die IT-Abteilungen.

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Vorteile der Archivierungssoftware SmartHUB

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Häufig gestellte Fragen

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